Использование CRM в режиме онлайн

Удаленный формат работы с течение времени набирает все большую популярность, и это вполне объяснимо. Ведь удаленный сотрудник не занимает рабочего места, а значит, ему не нужны арендованная площадь, мощный компьютер, коммунальные услуги и другие преференции, на которые у работодателя уходят достаточно серьезные средства. Вместе с тем, грамотный удаленный сотрудник способен работать не менее эффективно, чем работники, которые целый день проводят в офисе — необходимо только наладить качественный контроль его работы. А вот как это сделать?

Оптимальным вариантом в этом случае будет использование CRM-системы. Однако стоит помнить о том, что если основной целью ее использования является именно контроль работы удаленных сотрудников, необходимо, чтобы это была CRM-система онлайн доступа. Именно использование CRM онлайн обеспечивает ряд важных возможностей, которые важны именно для удаленного взаимодействия между работником и работодателем.

Вход в систему

Если вы остановили свой выбор на CRM online, процедура входа в систему для любого сотрудника будет простой и легкой. При этом нет абсолютно никакой разницы, где именно сейчас физически находится работник: для того, чтобы он мог иметь доступ ко всем необходимым функциям системы наряду с офисными сотрудниками, необходимо лишь качественно интернет-соединение — и ничего больше.

При этом сам процесс входа в систему осуществляется очень просто. Для каждого сотрудника формируется индивидуальный логин и пароль, введя которые он автоматически попадает в CRM online и видит те разделы и документы, которые будут необходимы ему в работе. Приступить к ней он сможет практически сразу после входа в систему: как правило, интерфейс программы является интуитивно понятным и с ним легко разобраться уже в процессе работы. Если же какие-то аспекты функционирования системы требуют специальных навыков, разработчик, как правило, предоставляет работодателю обучающие материалы для сотрудников. Обычно они сделаны в форме видеоролика или мануала, который можно в электронном виде отослать удаленному работнику для ознакомления.

Защита данных

Один из распространенных аргументов работодателей, отказывающихся от сотрудничества с удаленными работниками, связан с опасениями по поводу сохранности коммерческой информации.  Они предполагают, что удаленный сотрудник может воспользоваться важными сведениями, например, базами данных клиентов, и нанести ущерб компании. Однако при доступе к CRM онлайн такая возможность практически исключена. Дело в том, что в системе существует несколько уровней прав доступа, которые регулируют возможность получения тех или иных сведений:

• Авторизация online. CRM осуществляет вход в систему только для тех сотрудников, которые ввели верный логин и пароль. В результате он получает доступ к определенным данным и не видит информации, которая не требуется ему в работе. 
• Система прав допуска. Онлайн CRM основывается на системе прав, имеющихся у конкретного пользователя. При этом в отношении каждого конкретного объекта, например, определенного документа, разные сотрудники могут иметь различные права. Например, менеджер Петров имеет право редактировать данный договор и осуществлять в нем любые другие изменения, руководитель отдела обладает теми же правами, а также возможностью проставления на нем электронной подписи, а офис-менеджер Иванова может только просматривать и копировать этот документ.
• Разграничение допуска в данным в соответствии с должностной позицией. Это еще один способ разграничения доступа, который определяет функциональные возможности сотрудника в зависимости от его должности. Например, по умолчанию в системе может быть заведено, что все руководители отделов имеют возможность просматривать все договоры с клиентами, а менеджеры — только договоры с теми клиентами, с которыми они непосредственно работают.
• Различные права в системе для разных пользователей. Объем прав, предоставленных пользователям CRM-системы, различается, однако в некоторых случаях существует необходимость делегирования отдельных полномочий. Это особенно важная возможность для удаленных сотрудников, которые по определению отсутствуют в офисе, однако периодически сталкиваются с необходимостью личного контакта с коллегами — например, для подписания документов. В этой связи для него крайне важна возможность поделиться своими правами в отношении конкретного объекта, например, договора с клиентом, с тем из коллег, кто присутствует в офисе. Например, он может разрешить копирование и печать договора офис-менеджеру, который до этого не имел доступа к данному документу. Иначе говоря, каждый сотрудник может поделиться со своими коллегами теми правами, которыми он сам обладает в системе.

Таким образом, CRM online — это удобный и эффективный инструмент, который, с одной стороны, позволяет осуществлять качественный контроль за работой удаленных сотрудников, а с другой стороны, обеспечивает им возможность полноценной коммуникации с коллегами, которая является значимым условием осуществления повседневного рабочего процесса в организации. Именно эти два условия в совокупности делают внедрение CRM-системы для организаций, в которых часть сотрудников работает удаленно, практически насущной необходимостью. При этом, однако,   необходимо помнить, что такие возможности предоставляет только система, работающая в режиме онлайн: именно она позволяет любому сотруднику получить доступ к необходимым в работе данным вне зависимости от его фактического местонахождения. Для работодателя это, в свою очередь, означает возможность привлечения квалифицированных работников из любой страны мира.